Stafetten: Uden hinanden er vi ingenting. Om organisationsudvikling på Mariagerfjord Bibliotekerne
Mette Secher Hede fra Mariagerfjord Bibliotekerne fører denne gang stafetten videre.
I BCF har bestyrelsen oprettet en stafet, som giver os mulighed for at dele vores ledelseserfaringer og ledelsesudfordringer med hinanden. Vi er en forening med medlemmer fra hele landet, små og store kommuner. Vores udfordringer er nogle gange meget ens – og andre gang umiddelbart forskellige, men altid interessante at lade sig inspirere af.
Med stafetten beder vi dig fortælle om det, der ligger dit hjerte nært på ledelsesområdet lige nu: Det kan være en organisationsændring, en økonomisk øvelse, en fagstrategisk indsats eller andet.
Har du bidraget til stafetten, så giv den videre til en kollega et sted i landet, og hjælp med til, at vi får dækket hele danmarkskortet.
Tak til Kristine Nygaard fra Aalborg for BCF-stafetten. Kristine vil gerne høre om hvordan man er chef for 4 geografisk spredte enheder, og om den proces vi har været igennem for at samle fire selvstændige enheder til én. Derfor bliver mit bidrag til stafetten et overblik over Mariagerfjord Bibliotekernes organiseringsrejse, med udvalgte erfaringer og refleksioner undervejs.
Min baggrund:
Jeg blev ansat som bibliotekschef i Mariagerfjord Kommune i 2016. Mariagerfjord Kommune ligger i den sydøstlige del af Himmerland, har 41.536 indbyggere fordelt på 723.63 km², og der er fysiske biblioteker i Hobro, Hadsund, Arden og Mariager. Hobro er hovedbyen og her ligger hovedbiblioteket, der ikke er bygget som hovedbibliotek. Derfor går vi lige nu og venter spændt på om vi får et nyt og mere indretnings- og kvadratmetermæssigt tidsvarende hovedbibliotek, i denne byrådsperiode.
Jeg ankom til Mariagerfjord med 18 års erfaring, i alt, fra biblioteker. 2 år som koordinator på Randers Bibliotek og 1 år som afdelingsleder på Dokk1. Jeg var i gang med en diplom i ledelse, og allerede dengang drevet af et stort arbejdsmæssigt engagement i alle aspekter af folkebiblioteker.
Opgaven, og løsningen af den:
Jeg fik den bundne opgave, af min forvaltning og politikerne, at borgerne skulle have flere tilbud i samme budgetramme, og at jeg sammen med de 21 medarbejdere, skulle skabe et moderne bibliotekssystem.
Jeg overtog et bibliotekssystem, med 4 selvstændigt kørende huse, som var meget forskellige både i forhold til tilbud og fysiske rammer. Der blev ikke holdt personalemøder på tværs af husene. Der var et stort fælles fagligt fokus på de, meget tilfredse, brugere der kom ind af døren, og knap så meget fokus på de borgere som af forskellige årsager, f.eks. geografiske, ikke brugte det fysiske bibliotek.
Efter at have brugt 2016 på at udforske forskellige organiseringer, primært i Nordjylland, fik vi i 2017 en faglig gruppeorganisering, som lignede Vesthimmerlands. Fra at have fokus på at alting udspringer fra en fysisk lokation, og de medarbejdere der er fast placeret der, udspringer alting nu fra tværgående arbejdsgrupper, med en fast faglig koordinator, faste gruppemedlemmer og kommissorier.
For at være medlem af en arbejdsgruppe, er det de faglige kompetencer der er i fokus, ikke medarbejderens fysiske placering. Personaleledelsen ligger hos mig, bibliotekschefen.
Med afsæt i grupperne kommer medarbejderens kompetencer således i spil over for borgere i hele kommunen. Er man f.eks. som medarbejder fysisk placeret i Hobro, kan man sagtens have ansvaret for at opdyrke samarbejdspartnere i hele kommunen, planlægge arrangementer i hele kommunen, undervise på skoler i hele kommunen etc. Det gør man med kolleger, som fysisk kan være placeret et andet sted.
Med hjælp fra en konsulent fra CB Aalborg, gik vi i 2016/17 i gang med at forberede den kommende organisationsændring. I arbejdsgruppestrukturen fokuserede vi på de områder vil skulle have udviklet og lavet en fælles strategisk retning for: aktiviteter, arrangementer, udstillinger, indretning, markedsføring, læring og materialer/materialeindkøb. På opfordring fra medarbejderne valgte vi at gøre processen kortere, da der var et stort ønske om at prøve det af, og komme i gang, uden alt for meget snak. Det passede rigtig godt med det teoretiske fundament som var bærende for ændringerne, nemlig Weick med ”Talk the Walk”: at lære og erfare gennem handlinger, og se den strategiske retning undervejs.
Når jeg, efter 5 år, ser tilbage, skulle vi have brugt mere tid på for-processen. Organiseringen krævede nemlig et større mindset-skifte for medarbejderne, end jeg på det tidspunkt kunne se. Ved at bruge mere tid på processen, ville medarbejderne formegentlig hurtigere have oplevet følelsen af, at vi stod på det samme fundament, og brugte det samme sprog.
Lykkes det så at skabe et moderne folkebibliotek med flere tilbud til borgerne for de samme ressourcer?
Det korte svar er ja, og vi har endda fået besparelser undervejs. Det lange svar er, at gennem arbejdsgruppestrukturen har vi etableret mange flere samarbejdspartnere i hele kommunen. Både internt i kommunen og med foreninger. Det har betydet at vi tilbyder flere aktiviteter og arrangementer til borgerne end før, fordi vi gør det sammen med andre. Vi har, ved at lave central vagtplanlægning kunne gå ned i den faste bemanding, fordi vi nu afløser på tværs. Vi har reduceret i antallet af personaler på vagt af gangen, for at kunne frigøre personalessourcer til at lave bibliotek- ud- af-huset. Netop det er gennem de sidste 5 år gået hen og blevet en del af Mariagerfjord Bibliotekernes DNA: Vi kommer fysisk ud til dagtilbud, SFO´er, skoler, gymnasier, forsamlingshuse m.m. i hele kommunen. På grund af kommunens geografi og infrastruktur, kan de nemlig ikke komme til os.
Efter 5 år, er den arbejdsgruppe jeg bevidst valgte ikke at oprette, for der var vi stærkest: vagt, værtsskab og arbejdsgange på vagten, et af de områder vi har fokus på nu. Når man samler fire medarbejderkulturer vil der være praksisser også ift. vagter og værtskab, som kan skabe uenigheder. Det skal italesættes og drøftes, så vi kan opnå et nyt fælles ståsted, og borgerne, også der, oplever samme betjening fjorden rundt.
En anden erfaring jeg og mine koordinatorer har gjort, er, at når man går fra en afdelingsstruktur, til en ny gruppestruktur, kan fokus komme til at ligge så meget på nye gruppekolleger og opgaver, at den planlagte sammenhørighed på tværs udebliver (i første omgang). Konkret betød det hos os, at udstillinger, kampagner, markedsføring, indretning m.m. arbejdede lidt i forskellige retninger. Timingen udeblev. Men vi er gode til at tage det op i koordinatorgruppen hver gang det er sket og sker. I 2021 og 2022 arbejder vi med det tværfaglige samarbejde som organisatorisk tema, og vi er nu meget tæt på målet i vores vision og strategi, om at borgerne skal opleve et sammenhængende fysisk, digitalt og opsøgende bibliotek – fjorden rundt.
Hvordan er man bibliotekschef og personaleleder på tværs af 4 fysiske lokationer?
Jeg, lederen, er placeret fysisk på hovedbiblioteket, hvor alle medarbejdere nu har deres gang mindst én gang om ugen. Jeg fysik i de andre afdelinger i forbindelse med konkrete opgaver, møder med medarbejdere osv. Min dør er altid åben, selv om det er en noget fortærsket floskel. For opholder man sig f.eks. mest i Mariager, kan det være svært at se at min kontordør i Hobro er åben. Derfor bruger jeg også faste nyhedsbreve, løbende telefonsamtaler, og faste opgavesamtaler mindst 3 gange om året, ud over mus-samtalen, i min ledelse. Har medarbejderne behov for flere samtaler, indkalder de mig. Den daglige faglige ledelse sker gennem gruppekoordinatorerne, og jeg har også selv en koordinatorpost.
Vi: Mig, de faglige koordinatorer og de øvrige medarbejdere, har meget fokus på vores introduktion af nye medarbejdere. Vi har et forløb hvor man følger en liste over emner man som nyansat skal igennem de første 8 uger. Det er i det forløb nyansatte får det fælles fundament vi står på, når vi er ude i kommunen:
På bibliotekerne, skolerne, hos samarbejdspartnere osv.
I vores nu efterhånden halvgamle organisering, er vi og kan vi ingenting uden hinanden, på den lange bane. Vi er alle sammen blevet rigtig gode til det vi gør, og til at arbejde sammen om det. Helt i mål er vi ikke – men det kommer man aldrig som organisation. Der er heldigvis altid noget at arbejde videre med, og udvikle på.
Mette Secher Hede
Leder af Mariagerfjord Bibliotekerne
