Stafetten: Øget udlån på Københavns Biblioteker
I denne nyoprettede BCF-ledelsesstafet, fortæller Jakob Heide Petersen fra Københavns Biblioteker om en ledelsesudfordring vedrørende øget udlån.
I BCF har bestyrelsen oprettet en stafet, som giver os mulighed for at dele vores ledelseserfaringer og ledelsesudfordringer med hinanden. Vi er en forening med medlemmer fra hele landet, små og store kommuner. Vores udfordringer er nogle gange meget ens – og andre gang umiddelbart forskellige, men altid interessante at lade sig inspirere af.
Med stafetten beder vi dig fortælle om det, der ligger dit hjerte nært på ledelsesområdet lige nu: Det kan være en organisationsændring, en økonomisk øvelse, en fagstrategisk indsats eller andet.
Har du bidraget til stafetten, så giv den videre til en kollega et sted i landet, og hjælp med til, at vi får dækket hele danmarkskortet.
Min Ledelsesudfordring – øget udlån
I Bibliotekschefforeningens nystartede stafet har jeg valgt at fortælle om vores bestræbelser på at øge udlånet fra Københavns Biblioteker.
Det er en relevant ledelsesudfordring, fordi læsning stadig er bibliotekernes vigtigste redskab til dannelse, og fordi udlånet af fysiske bøger har været faldende gennem mange år. Det er også relevant i et ledelsesfagligt perspektiv, fordi indsatsen kræver ændrede prioriteringer og en ændret retning for udviklingen af Københavns Biblioteker.
Fokuseringen på et øget udlån kommer efter nogle år med reformer og kassation på Københavns Biblioteker – og en del debat. I kølvandet på de initiativer oplevede vi som ledelse et behov for at understrege, at vi er optagede af at opnå resultater inden for bibliotekernes traditionelle kerneområder: Læsning og bibliotekstilbud til børn. Det kommer til udtryk i mange forskellige initiativer, men i det følgende fremhæves især samspillet mellem samling og biblioteksrum samt prioritering af børnelitteraturen.
Fremtidens biblioteksrum og formidling
Som led i overvejelserne om at øge udlånet ønskede vi at eksperimentere med indretningen og formidlingen af samlingen, og i 2017 fik vi tilsagn om støtte til et større projekt i samarbejde med bibliotekerne i Aalborg og Roskilde. Udgangspunktet for projektet var at se bibliotekets indretning og samling som værktøjer til at fremme udlån frem for blot en facilitet eller en statisk kulisse. Projektet byggede i høj grad på metoder fra detailhandlen og omfattede en række forsøg, som blev samlet i et erfaringskatalog.
Resultaterne viste, at det er muligt at øge udlånet gennem en mere målrettet og systematisk tilgang til formidling og til anvendelsen af samlingen. På Valby Bibliotek reducerede vi fx samlingen af faglitteratur med 70% til fordel for udstilling af den øvrige litteratur. Undersøgelser viste at det ikke medførte, at borgerne oplevede at komme forgæves efter en specifik bog. Derudover var den gennemsnitlige udlånsprocent for de grupper der blev tilbage på 43% mod 26% for de tilsvarende grupper på Københavns øvrige biblioteker (Udlånsprocent: antal ”udlånsdage” delt med antal ”materialedage”).
I København har erfaringerne blandt andet givet anledning til, at vi i de kommende år skal undersøge, hvilke bøger vi skal have stående på de enkelte lokalbiblioteker, og hvilke bøger der kan fungere som ”bestillingsvarer” og placeres på et fælles materialehotel. Det er en strategisk tilgang, der både kan øge udlånet, frigøre dyre m2 og bidrage til en mere effektiv håndtering af samlingen.
De første 100
Et andet vigtigt tiltag i bestræbelserne på at øge udlånet opstod lidt mere tilfældigt. Vi var i ledelsen opmærksomme på, at vi kunne forbedre indkøbet af børnebøger og formidlingen af dem. I en dialog med Anette Godt, biblioteksleder i Allerød foreslog hun bl.a. 20 børnebøger, som enhver biblioteksmedarbejder skulle kende og kunne anbefale til børn og deres voksne.
De 20 voksede hurtigt i København til ”De første 100” – en liste af børnebøger, der skulle købes ind i så stort et oplag, at de aldrig vil mangle på bibliotekerne, som medarbejderne altid kunne henvise til, og som kunne ”sælge” sig selv i den selvbetjente åbningstid. Og som kunne kobles til digitale indsatser gennem digitale nyhedsbreve og digitale abonnementer. Og det har vist sig at være en stor succes. Ved udgangen af februar 2019 havde titlerne en samlet udlånsprocent på 74 for alle Københavns biblioteker 10.320 bøger i konceptet.
Grundtanken bag ”De første 100” er, at vi nøje har udvalgt 100 gode børnebogstitler, som vi mener bør danne en slags kanon for barnets tidlige læseår. Titler som aldrig må mangle i udlånet og derfor er topprioriteret i vores indkøb.
Konceptet vægter medarbejdernes biblioteksfaglige prioritering af titler i et broget udgivelseslandskab kombineret med udlånsdata og viden om faglig udstillingspraksis og adfærdsdesign. Det er et koncept, vi på længere sigt kan videreudvikle til fx ’De næste 100’, overføre til voksentitler eller til at lave temabaserede boglister for at stimulere læselyst og få skabt flere læsere. Se mere her: www.bibliotek.kk.dk/boern
Fokuseringen på at øge udlånet af fysiske bøger til børn er lykkedes, da udlånet af fysiske børnebøger i København steg med 9% fra første halvår 2018 til første halvår 2019.
Opsamling
De to initiativer kommer til at medføre større ændringer i både indkøb og indretningen af samlingen i de kommende år. På den måde illustrerer de behovet for at omprioritere kernedriften for at kunne løse kerneopgaven. Vi oplever lignende udfordringer i vægtningen mellem digitale og fysiske materialer.
Initiativerne viser også, at vi som biblioteker kan bruge hinanden samt værdien af ekstern inspiration her særligt fra markedsføring og detailhandlen. Erfaringen har vist, at medarbejderne er meget engagerede i opgaverne, selvom der er tale om ret store ændringer af driften og nye tilgange. Det skyldes nok især, at målet om at øge læsningen ligger tæt på kerneopgaven.
Ledelsesmæssigt er det vigtigt at have et langsigtet strategisk mål og være konsekvent. Prioriteringen af børn som målgruppe og læsning som indsats har således konsekvenser for andre målgrupper og medieformer.
Det er som leder vigtigt at fastholde prioriteringen og støtte medarbejderne i, at de gerne må gå massivt til værks og, at de skal arbejde databaseret i deres tilgang.
De strategiske mål udmøntes senere på efteråret i en fireårig biblioteksplan med litteratur og børn som to af de fire indsatsområder og med nyindretning af hovedbiblioteket med ny børneetage på 1200 m2.
Jakob Heide Petersen, Københavns Biblioteker
